Par mērķiem un to atsekošanu

Ikdienas/iknedēļas vai ikmēneša darba plāna sagatavošana – kas ir efektīvākais darba plānošanai? Kā darbiniekam un vadītājam pašam sev uzstādīt mērķus, pienākumus, uzdevumus? Cik bieži to darīt? Cik bieži tos pārrunāt?

Tad, kad runa iet par mērķiem un to atsekošanu, jautājumu vienmēr ir daudz. Skaidrs ir viens – mērķiem IR JĀBŪT. Bez tiem uzņēmums un arī atsevišķais cilvēks līdzinās kuģim jūrā bez skaidra maršruta un pat kompasa – nav skaidrs kur vēlos nokļūt un katra pat neliela straume vai vētra aizved tur, kur pagadīsies. “Arī nav slikti, sanāk tāds kā piedzīvojums” var būt teikt kāds. Jā, var būt, bet vai jūs būsiet apmierināti ar gala iznākumu, tas ir lielāks jautājums.

Pie tam mērķi darba vidē ir sava veida cements, kas satur kopā, palīdz iedot jēgu ikdienas darbībām un virza caur pārmaiņām.

Sāksim ar UZŅĒMUMA LIELO MĒRĶI – jēgu, kāpēc organizācija vispār tika izveidota un pastāv.

Vai jūs varat atbildēt? Vai katrs uzņēmuma darbinieks zina lielo “kāpēc?” Vai visi virzienu saprot vienādi?

Var būt esat dzirdējuši par uzņēmuma vīziju, misiju un vērtībām, ka instrumentu. Šodien vēlos jums piedāvāt apskatīt vēl vienu veidu, kā noteikt un arī komunicēt darbiniekiem uzņēmuma lielo “WHY?” – MĒRĶIS, VIRZIENS, IETEKME * . Man šī metode personīgi patīk vairāk (protams, ļoti subjektīvi un variet man nepiekrist), jo vīzija, misija un vērtības runā vairāk par mums kā par organizāciju un šie teicieni tomēr vairāk virzīti uz iekšieni, uz ego, savukārt šī – uz ārieni, uz ietekmi uz pasauli un cilvēkiem. Domāju, ka īsti nevienu klientu neinteresē tā uzņēmuma iekšējās gaidas un cerības, drīzāk interesē tas, ko tas var sniegt man un kā var palīdzēt uzlabot manu dzīvi.

1. MĒRĶIS

To pārmaiņu izpausme, kuras vēlaties ieviest pasaulē, un iemesls, kāpēc jūsu organizācija vai zīmols pastāv. Tas ir pirmais, jo tas ir fundamentāls vēstījums, kas uzrunā cilvēkus, liek viņiem strādāt vairāk nekā tikai algas dēļ un piešķir viņu centieniem nozīmi, pat, ja vienīgais darbinieks esat jūs pats 🙂

Jūsu mērķis ir izlabot kaut ko tādu, kas jūs tracina un iedvesmo gan pašu, gan darbiniekus, gan klientus. Šajā modelī vissvarīgākais posms ir “mērķis”: raķete nekad neatstāj zemi bez tā. Ar to neskaidrais misijas paziņojums tiek aizstāts ar vienkāršu, kodolīgu un viegli saprotamu paziņojumu … pat ja izmaiņas, kuras jūs cenšaties panākt, ir biedējošas.

 

2. VEIDS, VIRZIENS

Šis apgalvojums ir unikālā pieeja vai veids, kā jūs ieviesīsiet izmaiņas, kas paredzētas jūsu mērķī. To iedvesmo jūsu organizācijas kultūra, stratēģija un jā – “pamatvērtības”. Tas nāk otrajā vietā, jo tas sniedz vadlīnijas, kas jūsu uzņēmumam vai zīmolam nepieciešamas, lai virzītu to dažādos izaugsmes posmos un pakāpēs.

3. IETEKME

Šis pēdējais posms ir izpausme gala ietekmei, kādu jūsu bizness, zīmols atstās uz citu cilvēku dzīvi un kā pasaule izskatīsies, kad sasniegsiet savu mērķi. Izstrādājot sava veida “redzējumu”, tam NAV jābūt iekšēji koncentrētam, kā tas ir vīzijas gadījumā. Šim apgalvojumam vajadzētu būt lielākam par mērķa paziņojumu – jūs nekad nevarat tur nokļūt, bet tas ļaus cilvēkiem motivēt un uzturēt organizāciju tās turpmākajos izaugsmes posmos (arī sevi).

Agrāk stratēģijas veidoja uz gadiem 10-15, tagad gan ilgtermiņā paliek tikai trešais solis – IETEKME, pasaule mainās pārāk ātri un visu lielo organizācijas mērķi iesaka pārskatīt reizi gadā vai pēc nepieciešamības. Šādā veidā izveidots uzņēmuma pastāvēšanas mērķis sniegs darbiniekiem iedvesmu, motivāciju un nodrošinās arī elastību lielo pārmaiņu laikā.

Lūdzu atcerieties, ka arī šādā veidā izveidotam mērķim ir jābūt izmērāmam un skaidram, tādā veidā tas kļūst ne tikai par enkuru vai virzienu, bet arī parāda cik daudz no ceļa jau esam paveikuši.

Piemērs kā tas varētu izskatīties:

Organizācija nodrošina ēdināšanas pakalpojumus un tās mērķis ir paēdināt cilvēkus garšīgi un veselīgi. Nosauksim šo vietu par X. X savu mērķi realizē gatavojot ēdienus restorānā un strādā katru dienu no 9 līdz 22. Saimnieku un personāli tiešām iedvesmo tas, ko viņi dara. Visi pieliek maksimālas pūles, lai cilvēki ir laimīgāki un veselīgāki, tādā veidā spējīgi koncentrēties vairāk uz savām ģimenēm un darbu, veidojot labāku sabiedrību (ietekme).

Un te pienāk 2020.gada marts un tad aprīlis… Un iestājas haoss… Bet skatieties, vai ietekmes solis mainās? Nē! Ja komanda salika savas galvas kopā nevēloties padoties un tomēr vēloties padarīt cilvēkus laimīgākus un veselīgākus, tad paliek tikai jautājums KĀ. Viens vienīgs solis – ietekme –  veselīgāki un laimīgāki cilvēki, kuru var koncentrēties uz ģimenēm un darbu, paliek nemainīgs, virziens un mērķis ir elastīgi. Var pat mainīties mērķis. Pieņemsim, ka X tomēr nolēma palikt pie ēdināšanas pakalpojumiem. Tātad prāta vētra par veidiem – kā mēs varam paēdināt cilvēkus un palīdzēt tiem būt laimīgākiem un veselīgākiem?

Ja runā par ēdināšanas pakalpojumiem, tad tiešām veidu ir daudz par ierobežojumu laikā. No ēdiena paņemšanas uz vietas, piegādes, speciālā ēdiena piegāde un abonements (piem. foodfactory.lv) vai ēdiena sastāvdaļu un recepšu piegāde (piem. elementari.lv).

Aiz lielā uzņēmuma mērķa iet KOMANDU MĒRĶI. Nosaka reizi gadā pamatojoties uz lielo mērķi, pārskata reizi ceturksnī, atskaites punkti – reizi mēnesī, kontroles punktu pārbaude katru nedēļu. Šis posms var būt izlaists, ja organizācija pavisam maziņa un nodaļas tajā vēl nav izveidotas.

Var būt esiet dzirdējuši par SMART mērķiem – jā, tieši tādiem tiem arī vajadzētu būt 🙂 Metožu dažādošanai piedāvāšu šodien citu – RIGHT mērķi **.

Soļi:	Jautājumi:
R – Reason Iemesls, jēga	Ko tev dos šis mērķis? Ko tas ienesīs tavā dzīvē? Kāpēc tev tas ir? Šis solis ir saistīts ar organizācijas lielo jēgu un palīdz personificēt ietekmes jautājumu un izprast kā tieši es vai mana komanda piedalās lielā mērķa sasniegšanā, kādu labumu sniegšu tieši es vai mana komanda?
I – Inspiration Iedvesma	Vai šis mērķis dod enerģiju? Vai tas iedvesmo? Kā tu jutīsies, kad mērķis būs sasniegts? Komandas mērķis būtu jābūt tādam, lai to sasniegšanā ir jāpieliek kaut nedaudz pūles, lai tas ir iedvesmojošs, bet tomēr sasniedzams, lai nerodas vilšanās. Šis solis palīdz sniegt enerģiju un papildus motivāciju un spēku disciplinēti darīt un iet uz priekšu.
G – Given Ieguvums	Vai tu vari ļoti konkrēti aprakstīt savu mērķi? Ko tieši vēlies sasniegt? Kā mērīsi sasniegumu? Kā zināsi, ka tas ir sasniegts? Izmērīt var jebkuru mērķi un darīt to ir nepieciešams, lai ir atskaites punkti un sapratne vai mēs ejam pareizajā virzienā. Kādi KPI ir tavas komandas vai personīgajam mērķim?
H – Healthy Veselīgums	Ko tas mainīs vai ietekmēs tavā dzīvē? Vai šim mērķim var būt kādas negatīvas sekas priekš tevis, apkārtējiem vai pasaulei? Solis, par kuru reizēm tiek piemirsts – kādu iespaidu tas atstās, vai ir likumīgs, dabai un cilvēkiem draudzīgs? Savas vai komandas atbildības apzināšanās un potenciālo seku izpratne.
T – Time Laiks	Kad tieši (datums, mēnesis, gads) tu vēlies sasniegt savu mērķi vai saņemt iecerēto? Komandu vai individuālie mērķi visbiežāk ir sasitīti savā starpā organizācijas lielā mērķa ietvaros un ir svarīgi izveidot šo saikni loģisku un secīgu izpildē, lai darbi iet no rokas un mēs viens uz otru negaidām.

Tad, kad komandas mērķis ir noteikts un ir saprotams katram komandas dalībniekam, nākamais posms ir sadalīt to uzdevumos un katram no tiem neaizmirstiet arī sadalīt lomas un piešķirt atbildību un pilnvaru robežas. Savā ikdienā man sanāk reizēm sastapties ar komandām, kur mērķis it kā skaidrs, bet kustība uz priekšu tomēr nenotiek vai rezultāts ir tālu no iecerētā vai darbs notiek saspringtā gaisotnē, jo īsti nav izpratnes kas par ko ir atbildīgs un no kā prasīt.

Šeit palīgā nāk RACI lomu un atbildību matrica ***, bet droši piemeklējiet sev ērtu veidu, galvenais, lai komandā ir skaidrība un darbi netiek darīti dubultā.

Kādas ir priekšrocības?

• • • • Ļauj visiem komandas locekļiem pārzināt, kam pieder projekts un katra darbība.
      • Nodrošina komandai “tūlītēju” apstiprinājumu par to, kas un ko dara.
      • Ļauj darbiniekiem vairāk iesaistīties.
      • Mazina neapmierinātību ar vadību.
      • Palīdz ietaupīt laiku sanāksmēs un lēmumu pieņemšanā.
      • Komandas darba pārvaldība ir efektīvāka.
      • Palīdz izvairīties no vainošanas, jo katram ir skaidrs viņa atbildības līmenis par katru uzdevumu.
      • Novērš darba dublēšanos.

 

Ko dara katra loma, kāda tai ir nozīme?

Atbildīgais (izpildītājs) Šis komandas loceklis veic darbu, lai izpildītu uzdevumu. ·      Katram uzdevumam ir nepieciešama vismaz viena Atbildīgā puse, bet ir pieļaujams, ka to ir vairāk. ·      Ja būs pārāk daudz cilvēku, kam uzticēts viens un tas pats darbs, jūs vienkārši tērēsiet laiku. ·      Ja jums ir ātrs un vienkāršs uzdevums, atbildīgais varētu būt arī galvenais, kas izvirza mērķi un sasniedz to.

Galvenais (deleģētājs) Šis ir uz rezultātu orientēts statuss, kas tiek piešķirts vienai personai, kura ziņo par darbu vai par statusa atjauninājumiem, izpildi. ·      Pārliecinieties, ka jums ir tikai viena galvenā persona. ·      Šī persona deleģē darbu un ir pēdējā, kas pārskata uzdevumu vai rezultātu, pirms tas tiek uzskatīts par pabeigtu. ·      Būt par galveno nozīmē, ka jums ir jāatbild un/vai jāparakstās par rezultātu un jārēķinās ar sekām, ja paveiktais nesasniedz mērķus.

Konsultants Konsultēšanā iesaistītās puses parasti ir personas, kas sniedz savu ieguldījumu, pamatojoties uz to, kā tas ietekmēs viņu turpmāko darbu pie projekta, vai uz to, kāda ir viņu kompetence attiecībā uz konkrēto rezultātu. ·      Nedrīkst būt pārāk daudz konsultētāju: tas var palēnināt uzdevuma izpildi. Ja pirms uzdevuma pabeigšanas jums ir nepieciešams konsultēties ar vairākiem cilvēkiem, tas nozīmē, ka jūs izšķērdēsiet daudz laika. Vai arī saņemsiet pretrunīgu informāciju par to, kā izpildīt uzdevumu. ·      Katrs rezultāts tiek uzlabots, pārskatot un konsultējoties ar vairāk nekā vienu komandas locekli.

Informētais Šiem komandas locekļiem vienkārši ir jāzina projekta progress. ·      Tas varētu būt tik vienkārši, kā nodrošināt, ka ikvienam ir piekļuve jūsu projekta plānam, lai regulāri (katru mēnesi vai nedēļu) varētu sekot līdzi progresam. ·      Ja projekta vai procesa laikā tiek veiktas kādas izmaiņas, kas ir būtiskas, nevis ikdienišķas. ·      Šīm personām nav obligāti jāsniedz atgriezeniskā saite, taču tām ir jāseko līdzi norisēm visā procesa izpildes ciklā.

Kā tas notiek? RACI matricas soļi:

• • • • Pierakstiet visus uzdevumus un termiņus.
      • Apspriediet komandā par lomām, un katrai no tām par uzdevumiem un pienākumiem un atbildībām.
      • Katram uzdevumam nosakiet komandas locekli un tā lomu.
      • Pārliecinieties, ka visi saprot savas lomas un uzdevumus un vienošanās komandā ir panākta.
      • Vienojieties par jaunizveidotās matricas pielietošanas un pārskata kārtību savā komandā.

Lūk, tagad komanda patiešām būs uz vienas lapas un spēs virzīties uz sava mērķa sasniegšanu. Un nākamais posms ir, jau ņemot vērā, organizācijas lielo mērķi, komandas mērķi un savas lomas tajā, noteikt personiskus mērķus. Nosaka reizi gadā pamatojoties uz organizācijas lielo mērķi un no tā izrietošo komandas mērķi, pārskata reizi mēnesī,  atskaites punkti – reizi nedēļā, kontroles punktu pārbaude katru dienu. Izvēlieties tehniku vai veidu, kurā noteikt mērķi – svarīgi, lai arī tas ir ļoti skaidrs un saprotams, ar konkrētiem mērījumiem un termiņiem, iederīgs kopējā komandas un organizācijas mērķī un arī sniedz pašam iedvesmu un gandarījumu.

Pārskatu termiņi un kontroles punkti var būt dažādi. Svarīgi ir tos atrunāt un noteikt tādā veidā, lai uzdevumi un mērķi vienmēr ir aktuāli, lai ir elastīgi un pielaboti, ņemot vērā situācijas izmaiņas, kā arī nodrošina pietiekamu caurspīdību un procesa kontroli.

Un noslēgumā par to, cik tad bieži vadītājam vajadzētu ar darbiniekiem runāt par mērķiem, to panākumiem un attīstību. Gallup Q12 tests mums saka priekšā:

• • • • Uzslava vai atzinība par labi paveikto darbu vismaz reizi 7 dienu laikā,
      • Vismaz reizi 6 mēnešos saruna par darbinieka panākumiem darbā un potenciālo izaugsmi, attīstību.

Laimīgi un gandarīti cilvēki strādā labāk. Kā ir Jūsu organizācijā ar gandarījuma līmeni?

Ja vēlaties to noskaidrot, veiciet izpēti, izrunājot ar katru (vai arī veicot anonīmo anketēšanu, ja neesam pārliecināti par to, cik ļoti darbinieks Jums uzticēsies un atklāsies). Gallup Q12 īsais tests ir lielisks veids kā ātri noskaidrot tās vietas un jomas, pie kurām ir nepieciešams piestrādāt.

Kā to izdarīt?

• • • • Atbildiet uz 12 jautājumiem, ko atradīsiet zemāk.
      • Uz tiem jautājumiem, kur jūs atbildējāt “Jā” – padomājiet kā saglabāt šo sajūtu ilgtermiņā, kas būtu jādara, lai arī pēc pusgada atbilde ir pozitīva?
      • Uz tiem jautājumiem, kur atbilde ir “Nē” – ko Jūs varētu izdarīt, lai labotu situāciju? (Mainīt attieksmi.. izrunāties ar savu vadītāju.. veidot ciešākas attiecības ar kolēģiem.. kā vēl jūs mainīt šo jomu tā, lai atbilde pārtop pozitīvā?
      • Uzņemieties atbildību par savu labsajūtu un motivāciju un rīkojieties!

Jautājumi vērsti uz savas darbavietas izvērtējumu:

1. 1. 1. 1. Vai es zinu ko no manis sagaida darba vietā?
         2. Vai man ir visi darbam nepieciešamie materiāli un aprīkojums?
         3. Vai man ir darbā iespēja katru dienu darīt to, kas man padodas vislabāk?
         4. Vai es saņēmu uzslavu vai atzinību par labi paveikto darbu pēdējo 7 dienu laikā?
         5. Vai ir darbā kāds cilvēks no augstāk stāvošiem vai kolēģiem, kas izrāda par mani rūpes kā par cilvēku?
         6. Vai darbā ir kāds cilvēks, kas atbalsta mani manā izaugsmē?
         7. Vai mans viedoklis tiek ņemts vērā?
         8. Vai uzņēmuma misija / mērķis liek man just, ka manis paveiktais ir svarīgs?
         9. Vai kolēģi, ar kuriem es strādāju, tiecas pildīt savus darbus labi?
         10. Vai man darbā ir īsts draugs?
         11. Vai pēdējo 6 mēnešu laikā kāds ir runājis ar manis par maniem panākumiem darbā?
         12. Vai darbā pēdējā gada laikā man bija iespēja mācīties un augt?

Lai Jums lieli, iedvesmojoši mērķi un laimīgi, motivēti cilvēki komandā!

 

Rakstu sagatavoja: Laila Snidzāne, personīgās attīstības trenere, koučs, mācību centra “MetaCoach” vadītāja.

Rakstā izmantotie avoti:

• • • • * https://www.linkedin.com/pulse/mission-vision-values-dead-forgotten-jp-laqueur/
      • ** Grāmata “Koučinga tehnikas. Solis pa solim. Sev, komandai, biznesam.” L.Snidzāne, J.K.Golubeva
      • *** https://metacoach.lv/wp-content/uploads/2022/09/KOUCINGA-RIKU-rokasgramata.pdf