Šī gada sākumā Erasmus+ projekta “Coaching Techniques For The Public Sector As A Tool To Improvement Of The Public Services” (COACH-TECH) ietvaros notika valsts pārvaldes darbinieku aptauja, kuras mērķis bija noskaidrot izpratnes līmeni par koučingu un koučinga paņēmienu izmantošanu ikdienā publiskajā pārvaldē. Kopumā aptaujā piedalījās 289 respondenti un visplašāk tika pārstāvētas tādas valsts pārvaldes jomas kā Cilvēkresursu attīstība/personāla vadība (16%), Labklājība/sociālie jautājumi (14%), Finanses/ekonomika (13%) un Izglītība (12%).
Jautāti, vai viņi zin, kas ir koučings, 41% aptaujāto atzina, ka ir kaut ko dzirdējuši par koučingu, 30% atzina, ka zin, kas ir koučings, 10% aptaujāto norādīja, ka ir pat pamēģinājuši pāris koučinga tehnikas, kamēr tikpat liels skaits norādīja, ka neko nezin par koučingu.
Starp visbiežāk izmantotajām koučinga tehnikām aptaujātie/respondenti minēja: Regulāru refleksiju (padarītā darba un savu emociju apzināšanās), dažādas prioritāšu noteikšanas tehnikas, atvērta tipa jautājumu uzdošanu. Visretāk vai nemaz netiek lietotas tādas koučinga metodes kā GROW modelis un konstruktīvas atgriezeniskās saites sniegšana.
Jautāti par to, kādas koučinga tehnikas respondenti vēlētos apgūt, visvairāk tika minētas: situācijas izvērtēšanas tehnikas, GROW modelis, prioritāšu noteikšanas tehnikas, konstruktīvas atgriezeniskās saites sniegšana un dažādas prāta vētras tehnikas.
Otrajā aptaujas daļā tika lūgts salīdzināt un novērtēt, cik lielā mērā indivīda darba kvalitāti nosaka viņš/a pats/i un cik lielā mērā tā ir atkarīga no citiem. Visbiežāk tika atbildēts, ka šī proporcija ir 50% pret 50%, t.i. gan pats, gan citi vienlīdzīgi ietekmē darba kvalitāti.
1. Manas prasmes, zināšanas un vērtības
2. Kolēģu prasmes, zināšanas un vērtības
3. Sadarbība mērķu sasniegšanai
4. Mērķu un prioritāšu noteikšana
Lūgti novērtēt, kas šobrīd visvairāk pozitīvi ietekmē viņu sniegumu darbā, aptaujātie visbiežāk minēja: manas prasmes, zināšanas un vērtības (246), kolēģu prasmes, zināšanas un vērtības (229), sadarbība mērķu sasniegšanai (203) un mērķu un prioritāšu noteikšana (198).
Daži citāti no aptaujas, kas labi raksturo atbildes uz šo jautājumu:
“Darbā notiek stingra plānošana un komunikācija kolēģu starpā visu laiku, lai maksimāli efektīvi un ātri izpildītu uzdevumus.”
“Regulāras tikšanās vadības komandā un darbinieku sapulcēs, kurās tiek runāts ne tikai par darbu, rezultātiem, termiņiem, bet gan arī par sajūtām – kā jūtamies, kā palīdzēt; tāpat darba laika organizācija, kas ļauj organizēt laiku ģimenei.”
“Iestādes darba rezultāti ir tieši atkarīgi no visu kopējā darba – prasmēm, zināšanām, savstarpējas komunikācijas, sasniedzamo mērķu skaidra formulējuma utt.”
Turpretī, jautāti par to, kas negatīvi ietekmē darba kvalitāti, respondenti viesbiežāk minēja: nesavlaicīga un nepietiekama informācijas aprite (76) un neefektīva darba organizācija (70).
Daži tipiski citāti, kas atspoguļo šo problēmu:
“Nereti ir grūti, jo svarīgi jautājumi “karājas gaisā”, respektīvi tos atliek un neviens tos nerisina, jo pārmaiņu procesā nevar saprast kura atbildība tā ir. Pārmaiņu procesā arī nav noprotams pie kā vērsties. Dažreiz trūkst izpratnes un komunikācija ar komandas kolēģiem par kopējiem uzdevumiem. Pozitīvi ir tas, ka tuvākie kolēģi sniedz atbalstu.”
“Savlaicīga informācijas nesniegšana rada problēmas uzdevumu izpildē, kā arī regulāri jāpārskata darāmo darbu saraksts, pārskatot prioritātes.”
“Valsts pārvaldei tipiskā “futbolēšana”. Tā vietā, lai atbildētu pēc būtības, iedziļinātos, izpētītu dažādus viedokļus, tiek atfutbolēts uzdevums atpakaļ. Vēl negatīvi ietekmē nepārtrauktās saskaņošanas, kad neļauj cilvēkiem pašiem pieņemt lēmumus, neskaņojot ar vadību. Skaņošana arī joprojām nepieciešama, jo vadītāji neprot pieņemt vienveidīgus lēmumus, bet gan apmēram no garastāvokļa, subjektīvā viedokļa, aizņemtības pakāpes utt. Ir iestādes, kas ir domāšanā modernas, bet ir, kas tādas ir tikai vārdos – katru modernu pieredzi no ārpuses uztver ar aizdomām, ja tā nav viņu pašu pieredze. Vadītāji neprot uzdot jautājumu “kāpēc mēs tā daram, kur ejam”,un viņiem nepatīk, ja 5x Kāpēc uzdod darbinieks. Koučings kā līderības metode jau būtībā tiek izslēgts, jo valda vienpersoniska lēmumu pieņemšana, kurai DARBINIEKIEM akli jāseko pat, ja viņi vadītāju ir pārrauguši.”
Tālāk anketā aptaujātie tika lūgti izvērtēt publiskās pārvaldes darba efektivitāti skalā no 1 (strādā ļoti neefektīvi) līdz 10 (strādā ļoti efektīvi). Rezultātā 80% aptaujāto to novērtēja kopumā pozitīvi, t.i. 30% novērtēja uz 6, 30% uz 7 un viena piektdaļa jeb 20% uz 8.
Dalībniekiem bija iespēja atstāt arī savu komentāru efektivitātes vērtējumā, dažos no kuriem ir vērojamas arī izaugsmes zonas un turpmākās attīstības virzieni:
“Procesi joprojām smagnēji un birokratiski, bet vērojami uzlabojumi, it īpaši darbinieku attieksmē.
Gan pati pildu apzinīgi savus pienākumus, un to pašu esmu saņēmusi no citām valsts institūcijām.
Valsts pārvalde ir ļoti atšķirīga no ļoti labi (10) līdz ļoti slikti (1), tāpēc pa vidu sanāk 5.
Savas kompetences ietvaros valsts pārvalde strādā efektīvi.
Nejēdzīgi garās prezentācijas koalīcijas partneriem paņem lielu daļu no iestādes resursa, bet ieguvumu neredz.
Pirmšķietami darba sniegums publiskajā pārvaldē kopumā vērtējams labi.
Lēmumi tiek mainīti un netiek ievēroti iepriekš pieņemtie principi.
Darba efektivitāti bremzē pārāk lielā birokrātija valsts pārvaldē.
Nav viegli izvērtēt, jo nav noteikti darba snieguma efektivitātes vērtējuma kritēriji.
Ļoti ilga komunikācija.
Es redzu tikai papīrus, neredzu kopējus mērķus uz ko valsts pārvalde “iet”. Valsts pārvalde ir ļoti sadrumstalota. Noteikti rūpes par iepirkumi veikšanu, fizisko personu datu aizsardzību, nekustamo īpašumu pārvaldību, algu izmaksu var uzņemties viens “kantoris”, nevis 100 “kantori”, kuriem vēl katram procesam ir izstrādātas iekšējās kārtības, turklāt kā likums katram atšķirīgas….
Trūkst digitālo risinājumu ieviešana un prasmju attīstība ikdienas darbībās.
Tomēr daudz birokrātijas, visu pierakstīt, piefiksēt priekš valsts kontroles un auditiem.
Strādā efektīvi cik nu iespējams šajos apstākļos.
Vēlēšanās ietekmēt citu kompetenci, par kuru nav profesionālo zināšanu, tādējādi radot papildu birokrātiju un administratīvo slogu.
Ļoti daudz kas ir uzsākst pozitīvā gultnē un strauji attīstās, tomēr sabiedrības uzticība vēl aizvien ir zema.
Ne viss, kas ir publiskajā telpā redzams, ir patiesība.
Grūti novērtēt efektivitāti visai nozarei. Kāds ir efektīvāks, kāds, nē. Viss atkarīgs no mērķa un iespējām, instrumentiem ar ko var realizēt efektivitāti.
Visbeidzot, aptaujas noslēgumā respondentiem bija iespēja norādīt kādas tēmas viņi vēlētos apgūt, un šie ieteikumi tika izmantoti, veidojot mācību kursu par koučingu publiskās pārvaldes darbiniekiem, kas projekta ietvaros tika pilotēts šā gada pavasarī. Pilotkursu “Koučinga tehnikas publiskajā pārvaldē” absolvēja/pabeidza 18 valsts pārvaldes darbinieki, kuri apguva sekojošus moduļus:
-
-
- Ievads koučinga tehniku izmantošanā, koučinga process pēc GROW modeļa.
- Konstruktīva atgriezeniskā saite, nosacījumi un rīki tās veiksmīgai īstenošanai.
- Mērķtiecīgas klausīšanās un jautājumu uzdošanas tehnikas.
- Koučinga rīki komandas motivācijai.
- Prioritāšu noteikšana un sistēmiska pieeja attīstībai.
-
Pamatojoties uz aptaujas rezultātiem, kā arī mācību grupas dalībnieku atziņām un ieguvumiem, tika uzsākts arī pēdējais projekta posms – koučinga tehniku rokasgrāmatas izstrāde, kas publiski būs pieejama 2022.gada jūlijā.
Projektu (Coaching Techniques For The Public Sector As A Tool To Improvement Of The Public Services; Nr. 2020-1-LV01-KA202-077571) īsteno Valsts administrācijas skola sadarbībā ar MetaCoach (Latvija), KSAP (Polija) un Society in Progress (Grieķija).
